Embora as normas de qualidade não definam sobre como controlar documentos no sistema da qualidade tem se tornado muito frequente o uso de softwares e recursos de informática. Como cada vez mais a presença dos computadores é reforçada nas empresas, observar a existência destes controles é um bom sinal. Ainda existem controles utilizando computadores que são bastante empíricos – realizá-los à mão teriam os mesmos efeitos. Mas por outro lado, existem recursos bastante evoluídos que efetivamente contribuem para a gestão efetiva dos documentos. É frequente observar que monitoram o status do documento, controlam as aprovações, disponibilizam as cópias à partir da validade programada, controlam impressões, etc. O fator chave neste processo todo é a escolha por parte dos gestores como uma solução adequada e sua realidade e recursos disponíveis. Não se limite ao básico e nem se obrigue ao sofisticado – encontre a solução que se ajusta de forma correta à sua empresa. E principalmente, como controle de documentos é um procedimento obrigatório, descreva a solução de maneira compatível ao SGQ.
