Escanear registros para se tornar eletrônicos é efetivo no SGQ?

Com o crescimento dos recursos de informática no ambiente das organizações é frequente verificarmos ações visando escanear registros em meio físico transformando-os em registros eletrônicos. Algumas questões começam a surgir após estes fatos. A primeira delas é sobre a efetividade de tudo isto: vale a pena? Por outro lado é preciso saber se a tecnologia disponível irá permitir a recuperação destas informações ao longo do tempo. É importante observar que muitas tecnologias de gravação disponíveis a poucos anos hoje se tornaram obsoletas. Veja por exemplo o caso de disquetes e mesmo fitas de gravação. Mesmo certos tipos de arquivos hoje tem dificuldade de serem lidos em diferentes dispositivos. Com isto é importante que a gestão dos diferentes meios em que foram gravados e tecnologias de gravação sejam sempre atualizadas para evitar perdas ao longo do tempo. Envolva a área de TI da sua empresa para encontrar a melhor decisão tecnológica que preserve as informações relevantes.