As normas de qualidade não obrigam que o controle de documentos seja realizado desta ou daquela forma. Apenas estabelece que tenha um procedimento. Embora a realidade da informática tenha chegado às empresas, é comum verificar que os documentos são criados por softwares como o Word e, controlados em tabelas do tipo Excel mas isto não impede a distribuição física de tais documentos nas diferentes áreas, inclusive com carimbos de cópia controlada em todas as páginas. Mesmo com o uso de redes de computadores alguns gestores ainda fazem o controle físico dos documentos nas instalações da empresa. A dificuldade de localizar e manter atualizados ainda continua presente. Talvez hoje em dia, o uso de documentos físicos só se faz necessário em áreas produtivas, através de instruções de trabalho mas, já é possível encontrar na forma eletrônica em muitos casos. Se o seu sistema de qualidade ainda é fundamentado em controles físicos demonstra que não evoluiu e, levanta a questão também sobre os seus procedimentos – eles evoluíram?
