O uso de inúmeros softwares de coleta de dados e, de controle de documentos também, softwares para elaboração de relatórios, a instensa troca de mensagens sobre problemas e soluções, acrescido aos equipamentos produtivos, por exemplo, que registram os resultados de cada peça produzida; tudo isto demonstra a evolução dos registros dentro das organizações. Manter toda esta informação durante os prazos procedimentais, legais e até mesmo contratuais é um grande desafio. E este desafio, envolve a área de sistema de qualidade trabalhando em conjunto com a área de TI da organização. Isto porque, um eficiente backup precisa ser garantido. Além do perfeito funcionamento de todos os softwares e recursos disponíveis. Uma vez que todos atuam para manter atualizados todos os softwares e recursos de coleta de dados, gestão de produção, qualidade etc. O backup é a segurança de que necessitamos para encontrar os registros, dados e informações a qualquer tempo. Um procedimento de backup que garanta todas as atualizações e seja possível resgatá-las quando necessário é a base a ser estabelecida. Muitas organizações mantém backup em seus servidores e mesmo em localidades externas, seja na forma de HD ou em nuvens (cloud) muito em uso atualmente. As políticas e procedimentos da empresa devem sustentar todo este processo. A gestão da qualidade deve estar adequada à sua realidade.
